AI สามารถช่วยให้องค์กรจัดการเอกสารได้มากกว่าการแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล โดยสามารถช่วยอ่านและดึงข้อมูลสำคัญ ตรวจสอบ วิเคราะห์ และเปรียบเทียบข้อมูลในเอกสาร เพื่อช่วยลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน ลดความผิดพลาด และทำให้ข้อมูลพร้อมสำหรับการนำไปใช้ในกระบวนการทำงานต่อไป
แม้องค์กรจะนำระบบดิจิทัลและ AI เข้ามาใช้มากขึ้น แต่เอกสารยังคงเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการทำงานในหลายอุตสาหกรรม ไม่ว่าจะเป็นแบบฟอร์ม ใบสมัคร ใบแจ้งหนี้ สัญญา เอกสารประกอบการพิจารณา หรือเอกสารภายในองค์กร ความท้าทายจึงไม่ได้อยู่ที่การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลเพียงอย่างเดียว แต่คือ ข้อมูลที่อยู่ภายในเอกสารเหล่านั้นสามารถถูกนำไปใช้ต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด
ในหลายกระบวนการ เจ้าหน้าที่ยังคงต้องเปิดเอกสาร อ่านข้อมูล ตรวจสอบความครบถ้วน เปรียบเทียบข้อมูลระหว่างเอกสาร และบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบด้วยตนเอง เมื่อปริมาณเอกสารเพิ่มขึ้น กระบวนการเหล่านี้สามารถกลายเป็นงานที่ใช้เวลาและทรัพยากรจำนวนมาก รวมถึงเพิ่มโอกาสในการเกิด Human Error
ทำไมการจัดการเอกสารจึงยังเป็นความท้าทายขององค์กร?
การเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ PDF หรือภาพสแกน ช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บและส่งต่อเอกสารได้สะดวกขึ้น แต่ไม่ได้หมายความว่าข้อมูลภายในเอกสารจะพร้อมสำหรับการประมวลผลโดยระบบทันที ตัวอย่างเช่น เอกสารหนึ่งฉบับอาจประกอบด้วยชื่อบุคคล เลขที่เอกสาร วันที่ จำนวนเงิน รายละเอียดรายการ หรือข้อมูลเฉพาะที่องค์กรต้องนำไปตรวจสอบกับข้อมูลจากแหล่งอื่น
หากกระบวนการเหล่านี้ยังต้องดำเนินการด้วยบุคลากรทีละรายการ องค์กรอาจเผชิญกับข้อจำกัดสำคัญ เช่น ระยะเวลาในการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้น ความไม่สม่ำเสมอในการตรวจสอบ และความยากในการรองรับปริมาณเอกสารที่เพิ่มขึ้นโดยไม่เพิ่มทรัพยากรตามไปด้วย ดังนั้นโจทย์สำคัญจึงไม่ใช่เพียง “จะทำให้เอกสารเป็นดิจิทัลได้อย่างไร” แต่คือ “จะทำให้ข้อมูลภายในเอกสารสามารถถูกอ่าน ตรวจสอบ และนำไปใช้ต่อในกระบวนการทำงานได้อย่างไร”
AI สามารถเข้ามาช่วยในกระบวนการตรวจสอบเอกสารได้อย่างไร?
การประยุกต์ใช้ AI กับกระบวนการเอกสารสามารถครอบคลุมตั้งแต่การอ่านและดึงข้อมูล ไปจนถึงการตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูลตามเงื่อนไขที่องค์กรกำหนด กระบวนการสามารถแบ่งออกได้เป็น 4 ขั้นตอนหลัก
- อ่านและดึงข้อมูลจากเอกสาร
AI ช่วยระบุและดึงข้อมูลสำคัญจากเอกสาร เช่น ชื่อ เลขที่เอกสาร วันที่ จำนวนเงิน หรือข้อมูลในช่องต่าง ๆ เพื่อลดการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบด้วยตนเอง
- จัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้ต่อได้
ข้อมูลจากเอกสารสามารถถูกแปลงจากข้อมูลที่อยู่ในไฟล์หรือรูปภาพ ให้กลายเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง (Structured Data) เพื่อรองรับการประมวลผลหรือเชื่อมต่อกับระบบอื่นขององค์กร
- ตรวจสอบและเปรียบเทียบข้อมูล
AI สามารถช่วยตรวจสอบข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด รวมถึงเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างเอกสารหรือกับข้อมูลอ้างอิง เพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่ระบุข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน ไม่สอดคล้อง หรือจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบเพิ่มเติม
- ส่งข้อมูลเข้าสู่กระบวนการทำงานถัดไป
เมื่อข้อมูลได้รับการดึงและตรวจสอบแล้ว สามารถนำไปเชื่อมต่อกับ Workflow หรือระบบภายในองค์กร เพื่อให้กระบวนการทำงานดำเนินต่อได้โดยลดขั้นตอน Manual ที่ไม่จำเป็น
Real AI Verify: จากการอ่านเอกสาร สู่การตรวจสอบข้อมูลด้วย AI
Real AI Verify ถูกออกแบบมาเพื่อสนับสนุนกระบวนการตรวจสอบเอกสารขององค์กร โดยช่วยในการสแกน ตรวจสอบ วิเคราะห์ และเปรียบเทียบข้อมูลในเอกสารด้วย AI เพื่อช่วยลดงานซ้ำซ้อน ลดความผิดพลาด และลดระยะเวลาในการดำเนินงาน
แนวคิดสำคัญจึงไม่ใช่เพียงการ Digitize เอกสาร แต่เป็นการทำให้ ข้อมูลภายในเอกสารพร้อมสำหรับการตรวจสอบและนำไปใช้ต่อในกระบวนการทำงานขององค์กร สำหรับองค์กรที่กำลังพิจารณา AI Transformation กระบวนการเอกสารจึงอาจเป็นหนึ่งในจุดเริ่มต้นที่สามารถระบุปัญหา วัดผล และเชื่อมโยงเทคโนโลยีเข้ากับกระบวนการทำงานจริงได้อย่างชัดเจน
จากเอกสารที่ต้องใช้คนอ่านและตรวจสอบทีละรายการ สู่ข้อมูลที่สามารถนำไปใช้ต่อได้อย่างเป็นระบบ AI สามารถเข้ามาช่วยลดช่องว่างระหว่างเอกสารและการดำเนินงานขององค์กรได้
RealSmart พร้อมสนับสนุนองค์กรในการประยุกต์ใช้ AI เพื่อยกระดับกระบวนการจัดการและตรวจสอบเอกสาร ตั้งแต่การดึงข้อมูล วิเคราะห์ ไปจนถึงการเชื่อมต่อกับกระบวนการทำงาน เพื่อให้ AI สามารถตอบโจทย์การใช้งานจริงของแต่ละองค์กรได้อย่างเหมาะสม
